Проаналізувати відхилення бюджету факт проти плану: як зробити фінансисту з ШІ
30 хвилинфінанси
Кроки
- Підготуйте таблицю: стаття, підрозділ, місяць, план, факт, з заголовками у першому рядку і без обʼєднаних клітинок
- Додайте формулою колонки відхилення у сумі і у відсотках, щоб модель рахувала на готових числах
- Дайте помічнику діапазон з промптом на пошук відхилень понад поріг і гіпотези причин
- Отримайте топ відхилень з гіпотезою причини і питанням, яке треба поставити відповідальному
- Перевірте два найбільші відхилення за первинними даними і відкиньте хибні гіпотези
- Попросіть коментар на пʼять речень для керівника і замініть гіпотези підтвердженими причинами
Промпт
Поля у фігурних дужках замініть своїми даними
Роль: ти фінансовий контролер.
Контекст: таблиця бюджету за {{період}} з колонками стаття | підрозділ | місяць | план | факт | відхилення | відхилення %. Компанія {{сфера}}, сезонність: {{опис сезонності або «немає»}}. Поріг суттєвості {{відсоток}}% або {{сума}}.
Задача: знайди всі відхилення понад поріг, проранжуй за сумою, для кожного запропонуй одну гіпотезу причини і одне питання відповідальному. Окремо відзнач статті, де відхилення повторюється три місяці поспіль.
Формат: таблиця стаття | підрозділ | план | факт | відхилення | % | гіпотеза | питання. Потім список систематичних відхилень і коментар для керівника на пʼять речень з позначкою [ПРИЧИНА, уточнити] там, де причина потребує підтвердження. Числа бери лише з таблиці.Є ще Аналіз відхилень план-факт у промптах фінансиста.
Спробуйте на своїх даних
Три запуски на добу без реєстрації. Вставте свій фрагмент, промпт уже підставлено.
Критерій успіху
Топ-5 відхилень збігається з ручним сортуванням, кожна причина у коментарі підтверджена відповідальним, підсумкове відхилення сходиться з таблицею
Де це ламається
- Модель називає сезонний пік аномалією, а систематичний перевитрат ігнорує: пороги і контекст сезону задавайте у промпті
- Бюджет з реальними назвами підрозділів і зарплатними статтями у публічний сервіс іде знеособленим, у корпоративному Workspace чи Copilot можна працювати на реальних даних
Інструменти
- Gemini у Google Таблицях для фінансиста Бічна панель Gemini у Таблицях: формули, зведення і пошук відхилень без копіювання даних у чат
- Copilot в Excel для фінансиста Формули, зведені таблиці і пошук закономірностей у таблиці Excel за описом словами
- ChatGPT для фінансиста Універсальний чат-помічник з пошуком, аналізом файлів і таблиць, голосом і власними GPT
Ця сама задача для бухгалтера, керівника, маркетолога, менеджера з продажу, аналітика, вчителя, асистента керівника, логіста, закупівельника.
Що з цим робити цього тижня фінансисту
Щотижня один розбір з покроковою інструкцією для фінансиста і сповіщення про зміну ціни, відключення моделі або нову вимогу. Безкоштовно на пошту: короткий випуск і три пункти. Повний текст у підписці.
Повна підписка