Знайти розбіжності в акті звірки з контрагентом: як зробити бухгалтеру з ШІ

20 хвилинфінанси

Кроки

1. Перенесіть свій акт і акт контрагента у дві таблиці з однаковими колонками: дата, документ, дебет, кредит
2. Приведіть дати і суми до одного формату, приберіть пробіли у числах
3. Дайте помічнику обидві таблиці з промптом на зіставлення документів за датою і сумою
4. Отримайте перелік: документи, які є лише у нас, лише у контрагента, з різною сумою, з різною датою
5. Перевірте кожен пункт за первинними документами і зафіксуйте причину
6. Складіть лист контрагенту з переліком розбіжностей і проханням надати документи, яких у нас немає

Промпт

Роль: ти бухгалтер, який звіряє взаєморозрахунки з контрагентом.
Контекст: перша таблиця наш облік за {{період}}: дата | документ | дебет | кредит. Друга таблиця акт контрагента за той самий період з тими самими колонками. Сальдо на початок у нас {{сума}}, у контрагента {{сума}}.
Задача: зістав документи за датою, номером і сумою. Знайди документи, які є лише у нас, лише у контрагента, з різною сумою, з різною датою, і подвійні записи. Порахуй, чи сума знайдених розбіжностей пояснює різницю сальдо на кінець.
Формат: таблиця тип розбіжності | дата | документ | сума у нас | сума у контрагента | різниця | що перевірити. Наприкінці підсумок: різниця сальдо, сума пояснених розбіжностей, залишок непоясненого. Числа бери лише з таблиць без округлення.

Критерій успіху

Сума розбіжностей з переліку пояснює різницю сальдо між актами до копійки, для кожної розбіжності відома причина, лист контрагенту відправлений

Інструменти

• Gemini у Google Таблицях для бухгалтера Бічна панель Gemini у Таблицях: формули, зведення і пошук відхилень без копіювання даних у чат
• Copilot в Excel для бухгалтера Формули, зведені таблиці і пошук закономірностей у таблиці Excel за описом словами
• ChatGPT для бухгалтера Універсальний чат-помічник з пошуком, аналізом файлів і таблиць, голосом і власними GPT

Ця сама задача для фінансиста, аналітика, закупівельника.