Звірити оборотно-сальдову відомість з банком і первинкою: як зробити бухгалтеру з ШІ

30 хвилинфінанси

Кроки

1. Вивантажте ОСВ за рахунком за період у таблицю: колонки контрагент, сальдо на початок, оборот дебет, оборот кредит, сальдо на кінець
2. Поруч вивантажте реєстр банківських платежів за той самий період: дата, контрагент, сума, призначення
3. Знеособте назви контрагентів кодами К1, К2 і збережіть таблицю відповідності окремо, поза сервісом
4. Оформіть обидва діапазони як таблиці з заголовками і дайте помічнику промпт на порівняння сум за контрагентом
5. Отримайте перелік розбіжностей з різницею і ймовірною причиною: подвійний платіж, платіж без документа, документ без оплати
6. Перевірте три найбільші розбіжності вручну за первинними документами і за потреби уточніть запит
7. Занесіть підтверджені розбіжності у робочий файл звірки з відповідальним і строком

Промпт

Роль: ти досвідчений бухгалтер, який робить звірку рахунку {{рахунок}} з банком.
Контекст: у першій таблиці ОСВ за {{період}} за контрагентами (коди К1, К2...), у другій реєстр банківських платежів за той самий період. Валюта {{валюта}}.
Задача: порівняй обороти за кожним контрагентом між ОСВ і банком, знайди всі розбіжності і для кожної запропонуй одну ймовірну причину з переліку: подвійний платіж, платіж без документа, документ без оплати, помилка у сумі, інший період.
Формат: таблиця з колонками контрагент | оборот в ОСВ | оборот у банку | різниця | ймовірна причина | що перевірити. Наприкінці підсумкова різниця і три найбільші розбіжності окремим списком. Числа бери лише з таблиць, нічого не округлюй.

Є ще Звірка оборотно-сальдової відомості у промптах бухгалтера.

Критерій успіху

Перелік розбіжностей зійшовся з ручною перевіркою на трьох найбільших сумах, а разом розбіжності пояснюють різницю між ОСВ і банком до копійки

Інструменти

• Gemini у Google Таблицях для бухгалтера Бічна панель Gemini у Таблицях: формули, зведення і пошук відхилень без копіювання даних у чат
• Copilot в Excel для бухгалтера Формули, зведені таблиці і пошук закономірностей у таблиці Excel за описом словами
• ChatGPT для бухгалтера Універсальний чат-помічник з пошуком, аналізом файлів і таблиць, голосом і власними GPT

Ця сама задача для фінансиста, аналітика, закупівельника.