Перевірити первинний документ на обовʼязкові реквізити: як зробити бухгалтеру з ШІ

10 хвилинфінанси

Кроки

1. Сфотографуйте або відскануйте документ і закрийте реквізити сторін, якщо працюєте у публічному сервісі
2. Складіть чек-лист обовʼязкових реквізитів для цього типу документа з вашої облікової політики
3. Дайте помічнику зображення і чек-лист з промптом на перевірку кожного пункту
4. Отримайте таблицю: реквізит, є чи немає, що саме зазначено, зауваження
5. Перевірте самі пункти, які модель позначила як відсутні або сумнівні, на оригіналі
6. Поверніть документ постачальнику з переліком, що виправити, або прийміть до обліку

Промпт

Роль: ти бухгалтер, який приймає первинні документи до обліку.
Контекст: документ {{тип: видаткова накладна, акт, рахунок, ТТН}} на зображенні. Обовʼязкові реквізити за нашою обліковою політикою: {{перелік реквізитів}}.
Задача: перевір наявність кожного реквізиту з переліку. Для кожного вкажи, є він чи немає, і процитуй, що саме зазначено. Окремо познач сумнівні місця: нерозбірливий текст, розбіжності між сумою цифрами і словами, дата пізніша за сьогодні, відсутність підпису чи посади.
Формат: таблиця реквізит | є або немає | що зазначено | зауваження. Наприкінці висновок: приймати до обліку чи повернути, і перелік, що виправити. Якщо не можеш прочитати фрагмент, напиши «нерозбірливо» замість припущення.

Критерій успіху

Кожен реквізит з чек-листа має відмітку і цитату з документа, вибіркова перевірка двох пунктів на оригіналі збіглась, документ прийнято або повернуто з конкретним переліком

Інструменти

• ChatGPT для бухгалтера Універсальний чат-помічник з пошуком, аналізом файлів і таблиць, голосом і власними GPT
• Claude для бухгалтера Помічник для довгих документів, договорів і акуратного тексту з Projects під кожну справу
• Gemini для бухгалтера Чат Google з доступом до Диска, Gmail і Таблиць, глибоким пошуком і українською в інтерфейсі