Навіщо бухгалтеру окремий інструмент для документів
Бухгалтер щодня шукає відповідь у документах, які уже читав: облікова політика, інструкція, лист ДПС, договір з контрагентом, положення про відрядження. Пошук у папках або у памʼяті займає хвилини, а іноді закінчується неправильно запамʼятованим пунктом. NotebookLM дає відповідь з цитатою за секунди і лише з тих документів, які ви самі додали. Це і є його цінність: жодних загальних знань з інтернету, тільки ваша база.
Базовий рівень безкоштовний, розширені ліміти у складі Google AI Pro за 19,99 долара на місяць на вересень 2026. Загальний опис інструмента: NotebookLM українською.
Три блокноти, з яких варто почати
Блокнот 1. Нормативка
Що додати: розділи Податкового кодексу, з якими працюєте (ПДВ, податок на прибуток, ЄП), потрібні ПСБО, інструкцію про застосування Плану рахунків, положення про документальне забезпечення записів, актуальні листи і роз'яснення ДПС з ваших тем, вашу облікову політику.
Як додавати: PDF з офіційного джерела або текст, вставлений з буфера. Обовʼязково у назві джерела вкажіть дату редакції: «ПКУ розділ V, редакція від …». Коли норма змінюється, замінюйте джерело, а не додавайте друге поруч: інакше блокнот цитуватиме обидві редакції.
Приклади питань:
- «За яких умов складається розрахунок коригування до податкової накладної, покажи пункт»
- «Строк реєстрації податкової накладної, складеної 15 числа»
- «Що облікова політика каже про метод оцінки вибуття запасів»
Блокнот 2. Договори одного контрагента
Що додати: основний договір, усі додаткові угоди, специфікації, протоколи розбіжностей, знеособлене листування щодо умов.
Приклади питань:
- «Які строки оплати діють після додаткової угоди від березня»
- «Чи передбачений штраф за прострочення і у якому розмірі»
- «Перелічи усі документи, які підтверджують факт поставки за договором»
Один блокнот на одного контрагента. Для двадцяти контрагентів це двадцять блокнотів, і кожен відповідає лише про свого.
Блокнот 3. Внутрішні інструкції
Що додати: положення про відрядження, порядок подання авансових звітів, регламент документообігу, інструкції для менеджерів щодо первинки, шаблони службових записок.
Це блокнот для колег. Поділіть його з відділом продажів або менеджерами, і питання «які документи треба принести після відрядження» вони ставитимуть блокноту, а не вам. Кожна відповідь з посиланням на пункт регламенту.
Що заборонено вносити
Особистий Google-акаунт це споживчий сервіс без договору з вашою компанією. Тому у джерела блокнота заборонено класти:
| Заборонено | Чому | Що замість |
|---|---|---|
| Виписки банку з реквізитами | Реквізити контрагентів і суми з привʼязкою до осіб | Знеособлена таблиця у Google Таблицях з Gemini |
| Зарплатні відомості, особові картки | ПІБ, РНОКПП, суми з привʼязкою до людей | Узагальнені цифри без імен |
| Договори з фізособами без знеособлення | Паспортні дані, адреси | Заміна ПІБ на «Виконавець», реквізитів на «…» |
| Скани паспортів, ІПН, довіреностей | Персональні дані | Взагалі ніколи |
Нормативка і внутрішні регламенти персональних даних зазвичай не містять, тому саме з них починати безпечно. У компанії з Google Workspace діє договір з Google, і правила задає адміністратор; уточніть у нього, чи дозволений NotebookLM для робочих документів.
Робочий цикл на день
- Зранку відкрити блокнот нормативки, поставити питання, що виникли вчора. Відповіді з цитатами скопіювати у робочий файл з датою.
- При запиті контрагента відкрити його блокнот і за хвилину зібрати всі умови для відповіді.
- Раз на тиждень переглянути, чи вийшли нові роз'яснення з ваших тем, і замінити застарілі джерела.
Де NotebookLM помиляється
- Стара редакція. Якщо ви додали норму рік тому і не замінили, відповідь буде за старою редакцією і виглядатиме впевнено. Дата у назві джерела рятує.
- Цифри у таблицях. Таблиці з PDF читаються як текст; ставки і строки з таблиці варто перевіряти за цитатою.
- Погані скани. Розпізнавання листа ДПС з нечіткого скана може загубити цифру у номері. Беріть текстові версії з офіційних джерел.
- Питання поза джерелами. Блокнот скаже, що у джерелах відповіді немає. Це нормальна поведінка, а не збій.
Аудіоогляд для бухгалтера
Новий закон на 60 сторінок: додайте у блокнот, згенеруйте аудіоогляд з фокусом «що змінюється для платника ПДВ з наступного кварталу» і прослухайте дорогою. Далі поставте пʼять конкретних питань з цитатами. Це заощаджує перше читання, а точні формулювання ви все одно перевірите за текстом.
Наступний крок
Зберіть перший блокнот з облікової політики і трьох найуживаніших інструкцій. Далі: сорок промптів для бухгалтера і повний перелік сценаріїв на сторінці ШІ для бухгалтера.