Вести реєстр договорів і контроль строків: як зробити закупівельнику з ШІ

30 хвилинтаблиці

Кроки

1. Створіть таблицю з колонками номер, контрагент, тип, дата підписання, діє до, сума, статус, відповідальний, автопролонгація
2. Переконайтесь, що колонка «діє до» містить дати, а не текст, і додайте колонку днів до завершення формулою з TODAY()
3. Додайте умовне форматування: прострочені червоним, до 30 днів жовтим
4. Дайте помічнику діапазон з промптом на перелік прострочених, тих, що спливають, безстрокових і можливих дублів з рекомендованою дією
5. Перерахуйте строк одного договору вручну і звірте з результатом
6. Занесіть підтверджені дії у колонку «дія» і поставте нагадування відповідальним

Промпт

Роль: ти корпоративний юрист, який контролює строки договорів.
Контекст: реєстр договорів у виділеному діапазоні з колонками номер | контрагент | тип | дата підписання | діє до | сума | статус | відповідальний | автопролонгація | днів до завершення. Сьогодні {{дата}}.
Задача: визнач 1) прострочені договори, 2) ті, що завершуються протягом 30 днів, 3) безстрокові і з автопролонгацією, які варто переглянути, 4) можливі дублі або аномалії у сумах і датах. Для кожного дай рекомендовану дію і пріоритет.
Формат: таблиця номер | контрагент | діє до | днів | категорія | дія | пріоритет (високий, середній, низький). Наприкінці план на тиждень для трьох найпріоритетніших договорів.

Є ще Реєстр договорів з постачальниками у промптах закупівельника.

Критерій успіху

Кожен договір, що спливає протягом 30 днів, має відповідального і дію, ручна перевірка одного строку збіглась, реєстр оновлюється щотижня

Інструменти

• Gemini у Google Таблицях для закупівельника Бічна панель Gemini у Таблицях: формули, зведення і пошук відхилень без копіювання даних у чат
• Copilot в Excel для закупівельника Формули, зведені таблиці і пошук закономірностей у таблиці Excel за описом словами
• Notion AI для закупівельника Помічник у робочому просторі Notion: підсумки, пошук по базі знань і автозаповнення таблиць
• Humata для закупівельника Питання до сотень документів одразу з підсвіченим фрагментом джерела у відповіді

Ця сама задача для бухгалтера, юриста, керівника, маркетолога, менеджера з продажу, вчителя, асистента керівника, логіста.