Задача
Керівник кинув у месенджер три рядки: «напиши постачальнику, що оплата затримується до 15 числа через перевірку акта, попроси не зупиняти відвантаження». З цього треба зробити службовий лист на пів сторінки діловим стилем, без вибачень на три абзаци і без обіцянок, яких керівник не давав.
Що потрібно
- Три тези від керівника: що сталося, що просимо, що пропонуємо.
- Шаблон бланка організації, якщо є.
- Будь-який чат: ChatGPT, Claude або Gemini. Безкоштовних тарифів достатньо. Для щоденного потоку листів платний тариф за 20 доларів на місяць на вересень 2026 дає проєкти з вашим стилем: ціна ChatGPT, ціна Claude.
- 10 хвилин.
Крок 1. Зібрати вхідні дані
Перед промптом випишіть у пʼять рядків:
- Адресат: організація і посада (без ПІБ на цьому етапі).
- Привід: документ або подія з датою і номером.
- Суть: одне речення.
- Прохання або пропозиція: одне речення.
- Тон: нейтральний, вдячний, наполегливий.
Ці пʼять рядків і є половина листа. Якщо чогось із них немає, запитайте у керівника зараз, а не після генерації.
Крок 2. Промпт
«Ти асистент керівника у компанії "{{назва компанії}}". Напиши службовий лист до {{адресат, посада, організація}}. Привід: {{документ або подія, дата, номер}}. Суть: {{одне речення}}. Просимо: {{одне речення}}. Тон: {{нейтральний / вдячний / наполегливий}}. Структура: звернення, підстава з посиланням на документ, суть у два-три речення, прохання з конкретним строком, завершальна фраза, підпис з посадою без імені. Обсяг до 150 слів. Пиши українською діловим стилем, без вибачень і без обіцянок, яких немає у вхідних даних. Окремо після листа перелічи місця, які треба заповнити або перевірити вручну.»
Поля у фігурних дужках заповніть своїми даними. Список «перевірити вручну» на виході важливий: модель сама позначить, де вона зробила припущення.
Крок 3. Три правки, які потрібні майже завжди
- Прибрати вступ. Якщо лист починається з «Цим листом повідомляємо» або «Звертаємось до Вас з приводу», видаліть: перше речення має нести підставу.
- Перевірити зобовʼязання. Модель любить додати «гарантуємо оплату до 15 числа». Якщо керівник сказав «до 15 числа» без «гарантуємо», лишайте формулювання про очікуваний строк.
- Один лист, одне прохання. Якщо прохань два, друге зазвичай краще у окремий лист або окремий абзац з нумерацією.
Крок 4. Реквізити і підпис
Тепер підставте ПІБ адресата і підписанта, номер і дату листа, реквізити. Ці дані у чат не потрапляли і підставляються у Word або у бланк. Якщо лист іде поштою, у Gmail з Gemini можна попросити переказати ланцюжок попереднього листування перед відповіддю: ціна Gemini.
Критерій успіху
Керівник читає лист один раз і підписує без правок, або з однією правкою по суті, а не по стилю. Якщо правок по стилю три і більше, збережіть виправлену версію як приклад: у наступному промпті дайте її як зразок тону, і модель підлаштується.
Службова записка: відмінності
Та сама структура, інший адресат. У промпті вкажіть «службова записка керівнику {{підрозділ}}», приберіть звернення до організації, додайте «підстава, пропозиція, потрібне рішення». Обсяг до 100 слів. Записка з проханням про кошти або ресурси має містити суму або обсяг і строк.
Проєкт для потоку листів
Якщо листів десять на день, створіть проєкт у ChatGPT або Claude: інструкція зі стилем компанії, три ваші найкращі листи як зразки (знеособлені), шаблон підпису. Далі у кожній розмові лише пʼять рядків вхідних даних. Час на лист падає до трьох хвилин, і стиль стає однаковим незалежно від того, хто з асистентів пише.
Типові помилки
- Дати моделі лише «напиши лист постачальнику про затримку»: вийде загальний текст на сторінку з вибаченнями.
- Забути вказати сторону: лист від імені боржника і від імені кредитора звучать по-різному.
- Лишити у тексті обіцянку, яку модель додала «для ввічливості».
- Внести у чат ПІБ і реквізити замість підстановки після.
Готові промпти для асистента, зокрема на протокол наради і лист клієнту: промпти для асистента. Дев'ять сценаріїв з документами: ШІ для роботи з документами.