Що змінилося у роботі з документами
Раніше ШІ у документах означав розпізнавання тексту і пошук за словом. Тепер модель читає документ цілком, розуміє його структуру, відповідає на питання, порівнює версії і пише за ним новий текст. Українською це працює у всіх основних сервісах: ChatGPT, Claude, Gemini, NotebookLM, Copilot. Нижче девʼять сценаріїв, які повторюються у бухгалтерії, юридичному відділі, HR і у асистентів, з кроками і тим, що обовʼязково перевірити.
Спільне правило для усіх девʼяти: перед завантаженням знеособте документ. ПІБ замінити на посади, реквізити на «…», суми лишити, бо без них аналіз втрачає сенс.
1. Переказ довгого PDF
Задача: за пʼять хвилин зрозуміти, про що 60 сторінок, і що з них стосується вас.
Кроки: завантажити PDF у ChatGPT або Claude; попросити переказ на десять пунктів з номерами сторінок для кожного; далі три питання по суті. Для сканів без текстового шару подати сторінки як зображення.
Перевірити: чи є у переказі пункти, яких у документі немає. Вибірково відкрийте дві сторінки з названих. Промпт: переказ PDF.
2. Порівняння двох редакцій договору
Задача: контрагент прислав «ту саму редакцію з дрібними правками».
Кроки: обидві редакції в один запит, вимога таблиці «пункт, було, стало, наслідок для нас». Claude тримає обидва документи цілком, у ChatGPT для дуже довгих файлів варто ділити по розділах.
Перевірити: усі рядки таблиці за текстом, особливо цифри і строки. Модель інколи пропускає зміну у визначеннях або у додатку. Покроково: як звірити дві редакції договору.
3. Таблиця ризиків договору
Задача: побачити, що у договорі загрожує вашій стороні.
Кроки: вказати сторону, за яку дивитесь; попросити таблицю «пункт, ризик, наслідок, пропозиція формулювання», відсортовану за критичністю.
Перевірити: чи ризики справді з вашого боку, чи згадані штрафи, автопролонгація, одностороння зміна ціни, підсудність.
4. Відповідь на запит ДПС або іншого органу
Задача: лист за нормою, діловим стилем, без обіцянок.
Кроки: дати текст запиту (знеособлений), актуальну редакцію норми файлом, три тези вашої позиції. Просити структуру: посилання на запит, позиція, норма, висновок, додатки.
Перевірити: кожне посилання на статтю за першоджерелом; жодних зобовʼязань, яких ви не давали. Claude тут дає стриманіший стиль: Claude українською.
5. Витяг даних з пачки документів у таблицю
Задача: тридцять актів або чеків перетворити на реєстр.
Кроки: завантажити файли або фото у ChatGPT; описати колонки: номер, дата, контрагент, сума без ПДВ, ПДВ, разом; попросити таблицю і файл Excel на виході.
Перевірити: суми на пʼяти випадкових документах, дати у форматі, порожні клітинки там, де модель не змогла прочитати. Пропущені позиції це найчастіша помилка на поганих сканах.
6. База документів з відповідями за цитатами
Задача: перестати шукати одне й те саме у регламентах.
Кроки: створити блокнот у NotebookLM, додати інструкції, політики, нормативку; ставити питання і читати цитати.
Перевірити: дату редакції джерела. Детально: NotebookLM українською, для бухгалтера.
7. Переклад договору з іноземною стороною
Задача: розуміти англійський договір і підготувати двомовну редакцію.
Кроки: DeepL для швидкого чорнового перекладу; Claude або ChatGPT для юридичної термінології з інструкцією «зберігай нумерацію пунктів, терміни за глосарієм», глосарій дати списком.
Перевірити: терміни «shall», «indemnify», «liability cap», строки і валюту. Два переклади від різних інструментів поруч виявляють розбіжності.
8. Протокол наради з розшифровки
Задача: з 40 хвилин розмови отримати рішення, відповідальних і строки.
Кроки: розшифровку з Fireflies, Otter або диктофона вставити у чат; просити таблицю «рішення, відповідальний, строк» і окремо список відкритих питань; заборонити додавати те, чого у розшифровці немає.
Перевірити: кожне рішення за текстом; імена і дати. Gemini у Google Docs робить це прямо у документі з розшифровкою.
9. Документ за шаблоном з ваших даних
Задача: службовий лист, наказ, посадова інструкція, NDA за вашим шаблоном.
Кроки: у проєкті ChatGPT або Claude тримати шаблон і інструкцію зі стилем; давати лише змінні дані; просити готовий документ і окремо список місць, які треба перевірити вручну.
Перевірити: реквізити, дати, підстави. Як написати службовий лист: інструкція для асистента.
Який інструмент під який сценарій
| Сценарій | Перший вибір | Другий |
|---|---|---|
| 1, 2, 3, 4, 7, 9 | Claude | ChatGPT |
| 5 | ChatGPT | Gemini |
| 6 | NotebookLM | проєкт Claude |
| 8 | Gemini у Docs | Claude |
Усі перелічені інструменти мають безкоштовні тарифи, з яких можна почати. Платні тарифи на вересень 2026 коштують близько 20 доларів на місяць кожен: ChatGPT, Claude, Gemini. Що обрати під документи саме вам: ChatGPT чи Claude.