Написати службовий лист: як зробити HR-менеджеру з ШІ

10 хвилинпошта

Кроки

1. Запишіть одним реченням, чого ви хочете від адресата і до якого строку
2. Випишіть три-чотири факти, на які спирається прохання: дата події, номер документа, попередня домовленість
3. Дайте помічнику промпт з роллю, адресатом, фактами і потрібним тоном
4. Отримайте дві версії: коротку на пʼять речень і розгорнуту з обґрунтуванням
5. Вставте реальні імена, номери і дати у свій текст поза сервісом і перечитайте вголос
6. Перевірте, що у листі є конкретне прохання, строк і що ви робите далі, якщо відповіді немає

Промпт

Роль: ти помічник керівника, який пише ділові листи українською без канцеляриту.
Контекст: адресат {{хто адресат і його посада}}, наші стосунки {{колега, підрядник, клієнт, орган}}. Факти: {{три-чотири факти з датами і номерами документів}}. Попередня домовленість: {{була чи ні, яка}}.
Задача: напиши службовий лист з проханням {{що саме потрібно}} до {{строк}}. Вкажи, що ми зробимо, якщо відповіді до строку немає.
Формат: дві версії. Перша коротка, до пʼяти речень. Друга з обґрунтуванням, до 200 слів. Тон {{діловий нейтральний, теплий, жорсткий}}. Без довгих тире, без фраз «варто зазначити» і «крім того». Звертання і підпис залиш як позначки [Імʼя].

Є ще Листи кандидатам: запрошення, відмова, офер у промптах HR-менеджера.

Критерій успіху

Адресат з першого прочитання розуміє, що зробити і до коли, лист без канцеляриту і довший за пʼять речень лише тоді, коли потрібне обґрунтування

Інструменти

• ChatGPT для HR-менеджера Універсальний чат-помічник з пошуком, аналізом файлів і таблиць, голосом і власними GPT
• Gemini у Gmail для HR-менеджера Чернетка листа, підсумок довгого ланцюжка і пошук по скриньці словами прямо у Gmail
• Copilot у Word для HR-менеджера Чернетка, переписування і підсумок документа у Word з посиланням на інші файли компанії
• Claude для HR-менеджера Помічник для довгих документів, договорів і акуратного тексту з Projects під кожну справу

Ця сама задача для бухгалтера, юриста, фінансиста, керівника, маркетолога, менеджера з продажу, аналітика, вчителя, асистента керівника, логіста, закупівельника.